تقوم وحدة الموارد البشرية بتنفيذ الإجراءات المناسبة لتوفير خدمات إدارية لأعضاء الهيئة التدريسية والموظفين. فهي دائماً تهدف إلى تبسيط إجراءات العمل للحصول على خدمات ذات فعالية، وتُطبق الوحدة أنظمة الجامعة وقوانينها المتعلقة بأعضاء الهيئة التدريسية والموظفين .
تقوم الوحدة بواجباتها من خلال ثلاث دوائر رئيسية:
- دائرة شؤون الموظفين والمستخدمين.
- دائرة خدمات العاملين.
- دائرة شؤون الهيئة التدريسية.
- دائرة شؤون الموظفين والمستخدمين
تُعنى بمتابعة أمور العاملين الإداريين والفنيين والمستخدمين الوظيفية المختلفة تحت مظلة القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات النافذة في جامعة العوم والتكنولوجيا الأردنية بما يحفظ حقوق الجامعة والعاملين فيها، وتتكون من:
وتتلخص مهام هذه الشعبة بما يلي:
- إعداد جدول التشكيلات السنوي للوظائف والشواغر للإداريين والفنيين في الجامعة.
- السير بإجراءات تعيين الموظفين الجدد حسب احتياجات الوحدات الإدارية في الجامعة.
- متابعة الإجراءات المتعلقة بالعاملين مثل الزيادات السنوية وتجديد العقود وترفيع الموظفين وتحويلهم من العقد السنوي إلى الدرجة المصنفة وتثبيتهم بالخدمة الدائمة والتقاييم السنوية والعقوبات الإدارية وحوسبتها.
- إعداد مختلف القرارات الإدارية وكتب إثبات الواقع الوظيفي والخبرات المكتسبة وقرارات العمل الإضافي وعمل الإحصائيات وتنفيذ قرارات النقل وقبول الاستقالات حسب الأصول.
- القيام بعقد دورات تدريبية لرفع كفاءة الموظفين الإداريين بالتعاون مع مراكز الجامعة.
- إدخال البيانات والمعلومات على النظام المحوسب للشعبة وعكس أي إجراءات وظيفية على هذه البيانات.
- إدخال ومتابعة الاجازات مثل: (المؤتمرات، مهمه رسمية، الاجازات الاضطرارية دون راتب، الاجازات المرضية ... الخ).
- إعداد الكتب الرسمية والقرارات الخاصة المتعلقة بالإجازات.
- تدقيق براءة الذمة للموظفين الذين تنتهي خدماتهم في الجامعة .
- تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات المختصة بمنح الموظفين الإجازات بأنواعها المنصوص عليها في الأنظمة والتعليمات النافذة في الجامعة.
- إعداد الكتب الخاصة بمخاطبة اللجان الطبية ومدير المركز الصحي بشأن اعتماد الإجازات المرضية للعاملين في الجامعة.
- إعداد الكتب الخاصة بمخاطبة وحدة الشؤون المالية بشأن الحسم من الراتب لمن يحصل على إجازات بعد استنفاذ رصيد إجازاته السنوية.
- الرد على استفسارات الموظفين فيما يتعلق بالإجازات بأنواعها.
وتتلخص مهام هذه الشعبة بما يلي:
- إعداد جدول التشكيلات السنوي للوظائف والشواغر للمستخدمين في الجامعة.
- السير بإجراءات تعيين الموظفين المستخدمين الجدد حسب احتياجات الوحدات الإدارية في الجامعة.
- متابعة الإجراءات المتعلقة بالعاملين المستخدمين وإعداد مختلف القرارات الإدارية وكتب إثبات الواقع الوظيفي والخبرات المكتسبة وتنفيذ قرارات النقل وقبول الاستقالات حسب الأصول.
- إدخال البيانات والمعلومات على النظام المحوسب للشعبة وعكس أي إجراءات وظيفية على هذه البيانات.
- تدقيق براءة الذمة للمستخدمين الذين انتهت خدماتهم في الجامعة .
- شعبة التدريب والتطوير المؤسسي
وتتلخص مهام هذه الشعبة بما يلي:
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبة للعاملين في الجامعة.
- مخاطبة جميع وحدات ومراكز ودوائر الجامعة الإدارية لحصر احتياجاتهم التدريبية وتحليل نتائج هذه الاحتياجات.
- متابعة تنفيذ خطة التدريب وفقا للاحتياجات التدريبية لكل جهة.
- توثيق الدورات التدريبية وحفظها في ملفات العاملين وسجلات خاصة بها.
- إعداد الاحصائيات اللازمة التي تبين نسبة من تلقوا التدريب الى العاملين الإداريين في الجامعة.
دائرة شؤون الهيئة التدريسية:
وتضطلع بالمهام والواجبات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والمحاضرين المتفرغين والمحاضرين غير المتفرغين والمكلفين بالمكافأة ومساعدي البحث والتدريس مراعية بذلك القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات النافذة في جامعة العلوم والتكنولوجيا الأردنية، وتتكون من:
- شعبة شؤون الهيئة التدريسية
وتتلخص مهام هذه الشعبة بما يلي:
- إعداد جدول التشكيلات السنوي لتعيين أعضاء هيئة التدريس بالتعاون مع الكليات.
- استقبال قرارات تعيين أعضاء هيئة التدريس واستكمال إجراءاتها من تدقيق الشهادات والبيانات والمعلومات والوثائق المقدمة لغايات التعيين وما يتبع ذلك من قرارات التكليف وتجديد العقود والزيادات السنوية المستحقة.
- تنفيذ القرارات الصادرة عن مجلس العمداء والمتعلقة بالنقل أو الترقية أو التثبيت أو الاستقالة أو أية قرارات أخرى تتعلق بأعضاء هيئة التدريس.
- إعداد الإحصائيات المتعلقة بأعضاء هيئة التدريس.
- ادخال ومتابعة الاجازات مثل: (المؤتمرات، مهمه رسمية، الاجازات الاضطرارية دون راتب، اجازات التفرغ العلمي، الاجازات المرضية ... الخ).
- اعداد الكتب الرسمية والقرارات الخاصة المتعلقة بالإجازات.
- تدقيق براءة الذمة الخاصة بأعضاء هيئة التدريس.
- اصدار بطاقة أعضاء هيئة التدريس.
- تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات المختصة بمنح أعضاء هيئة التدريس الإجازات بأنواعها المنصوص عليها في الأنظمة والتعليمات النافذة في الجامعة.
- إعداد الكتب الخاصة بمخاطبة اللجان الطبية ومدير المركز الصحي بشأن اعتماد الإجازات المرضية لأعضاء هيئة التدريس.
- إعداد الكتب الخاصة بمخاطبة وحدة الشؤون المالية بشأن الحسم من الراتب لمن يحصل على إجازات بعد استنفاذ رصيد إجازاته السنوية.
- الرد على استفسارات أعضاء هيئة التدريس في الجامعة.
- تقديم التسهيلات اللازمة لأعضاء هيئة التدريس غير الأردنيين لدى الجهات الرسمية في المملكة.
وتتلخص مهام هذه الشعبة بما يلي:
- إعداد جدول التشكيلات السنوي لتعيين المحاضرين بالتعاون مع الكليات.
- استقبال قرارات تعيين المحاضرين واستكمال إجراءاتها من تدقيق الشهادات والبيانات والمعلومات والوثائق المقدمة لغايات التعيين وما يتبع ذلك من قرارات التكليف وتجديد العقود والزيادات السنوية المستحقة.
- تنفيذ القرارات الصادرة عن مجلس العمداء والمتعلقة بالنقل أو الترقية أو التثبيت أو الاستقالة أو أية قرارات أخرى تتعلق بالمحاضرين.
- إعداد الإحصائيات المتعلقة بالمحاضرين.
- تكليف المحاضرين غير المتفرغين وتدقيق وثائقهم وشهاداتهم.
- ادخال ومتابعة الاجازات مثل: (المؤتمرات، مهمه رسمية، الاجازات الاضطرارية دون راتب، الاجازات المرضية ... الخ).
- اعداد الكتب الرسمية والقرارات الخاصة المتعلقة بالإجازات.
- تدقيق براءة الذمة الخاصة بالمحاضرين المتفرغين الذين تنتهي خدماتهم في الجامعة .
- تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات المختصة بمنح المحاضرين المتفرغين الإجازات بأنواعها المنصوص عليها في الأنظمة والتعليمات النافذة في الجامعة.
- إعداد الكتب الخاصة بمخاطبة اللجان الطبية ومدير المركز الصحي بشأن اعتماد الإجازات المرضية للمحاضرين المتفرغين في الجامعة.
- إعداد الكتب الخاصة بمخاطبة وحدة الشؤون المالية بشأن الحسم من الراتب لمن يحصل على إجازات بعد استنفاذ رصيد إجازاته السنوية من المحاضرين.
- الرد على استفسارات المحاضرين المتفرغين وغير المتفرغين والمكلفين في الجامعة.
وتتلخص مهام هذه الشعبة بما يلي:
- تنفيذ قرار الإيفاد الصادر من مجلس العمداء بتوقيع رئيس الجامعة.
- تجهيز الكفالة المالية حسب مدة الإيفاد وتوقيعها من مدير الوحدة ورئيس الجامعة.
- تجهيز كتاب الفحص الطبي بتوقيع المدير.
- الطلب من الموفد احضار شهادة عدم محكومية.
- التأكد من وجود الحجز المالي في معاملة الموفد.
- وجوب تقديم استقالته وعمل براءة الذمة في حال كان يعمل في الجامعة قبل إنهاء إجراءات الإيفاد (الاستقالة يجب أن تكون قبل تاريخ الإيفاد).
- فتح شاشة جديدة على النظام المحوسب الخاص بالبعثات العلمية وتعبئة الشاشات حسب الوثائق الموجودة في الملف وحسب صيغة القرار الخاص بالإيفاد، وذلك بعد حصوله على الفيزا وتقديمه للكفالة والوثائق الشخصية والشهادات العلمية وورود الفحص الطبي أنه لائق صحياً.
- تحديد موعد سفره واعتماد الناقل الوطني لحجز تذاكر السفر
- الطلب من الموفد عند وصوله إلى مكان دراسته أن يرسل عنوانه البريدي والبنكي ورقم حسابه إلى وحدة الموارد البشرية.
·دائرة خدمات العاملين وتتكون من:
- شعبة التأمينات والضمان الاجتماعي.
وتتلخص مهام هذه الشعبة بما يلي: -
- متابعة وعمل كافة الإجراءات الإدارية المتعلقة بالاشتراك بأحكام الضمان الاجتماعي للموظفين.
- اصدار ملاحق سريان وإيقاف العمل الشهرية للعائدين من الاجازات دون راتب وللحاصلين عليها.
- متابعة إصابات العمل للموظفين وإبلاغ مؤسسة الضمان الاجتماعي بها.
- تطبيق تعليمات التأمين الصحي المعمول بها في الجامعة على المشتركين الجدد والقدامى من حيث الاشتراك لأول مرة أو تجديد الاشتراك، وإضافة منتفعين جدد أو إلغاءهم.
- متابعة المطالبات المالية المتعلقة بالتأمين الصحي الداخلية والخارجية.
- متابعة كافة الأمور المتعلقة بشركات التأمين بخصوص التأمين على حياة الموظفين والطلبة في الجامعة.
- الرد على كافة الاستفسارات والتساؤلات المتعلقة بالتأمين الصحي من جانب الموظفين.
- شعبة المتابعة والأنظمة المعلوماتية.
- شعبة الملفات والارشفة.
الديوان:
يعتبر الديوان حلقة الوصل بين الوحدة وبين الكليات والوحدات والمراكز والدوائر الإدارية الأخرى في الجامعة ويتبع إدارياً إلى إدارة الوحدة مباشرةً.
وتتلخص مهام وإنجازات الديوان بما يلي: -
- استلام البريد الوارد إلى الوحدة من مختلف الجهات في الجامعة.
- تسجيل البريد الوارد عن طريق نظام الديوان وعرضه بعد ذلك على مدير الوحدة.
- فرز البريد وتوزيعه على الجهات ذات الاختصاص حسب شروحات المدير ومتابعة المعاملات التي بحاجة إلى الرد.
- تدقيق المعاملات الصادرة عن الوحدة وتسجيلها ومتابعتها.
- أرشفة المعاملات الواردة والصادرة.
- صياغة وإعداد بعض الكتب العامة ومتابعتها.
- الإشراف على أعمال الطباعة والتصوير والأرشفة وحفظ السجلات.
- تحديد وطلب احتياجات الوحدة من قرطاسية ولوازم مختلفة وصيانة.
- تنظيم أعمال لجنة شؤون الموظفين وتجهيز جداول أعمالها ومحاضرها وإصدار قراراتها.
