المهام والمسؤوليات :-

1-     تسلم البريد الوارد إلى الوحدة وفرزه تمهيداً لعرضه على مدير الوحدة .

2-     توزيع البريد على الدوائر بعد توقيعه من مدير الوحدة .

3-     متابعة تسجيل البريد الوارد والصادر في السجلات الخاصة بذلك .

4-     تدقيق البريد الصادر من حيث الطباعة والمرفقات قبل تسليمه إلى الجهات ذات العلاقة خارج الوحدة .

5-     تنظيم الملفات وحفظ نسخ من الصادر والوارد حسب النظام المقرر .

6-     إعداد مسودات الكتب التي تتعلق بعمل الديوان وتدقيقها بعد الطباعة .

7-     الإشراف على أعمال الطباعة والسحب والتصوير والنظافة والصيانة الخاصة بالوحدة .

8-     المشاركة في إعداد بعض المطبوعات والنشرات الخاصة بالوحدة ومتابعة عملية إصدارها بشكلها النهائي .

9-     المشاركة في إعداد مشروع موازنة الوحدة .

10-   القيام بأعمال أمانة السر لاجتماعات الوحدة وتسجيل وقائع الجلسات وصياغة المحاضر ومتابعة تنفيذ القرارات .

11-   إعداد نظام لحفظ الملفات الخاصة بكافة العاملين في الجامعة من أعضاء هيئة تدريس وموظفين ومستخدمين بالإضافة إلى المبعوثين .

12-   حفظ الوثائق الخاصة بالعاملين في الجامعة والمبعوثين في الملفات الخاصة بها .

13-   إدخال كافة الوثائق على جهاز الأرشفة لضمان حفظ القيود والعودة لها عند الحاجة .

14-   الإشراف على المكان المخصص لحفظ الملفات والمحافظة عليه من العبث بما يضمن عدم فقدان أي ملف أو وثيقة .

15-   وضع آلية لإخراج الملفات من مكانها وتسليمها للدوائر في الوحدة ، واستلامها بعد الانتهاء من العمل عليها وإعادتها إلى مكانها حسب الأصول.

16-   تحديث الملفات أولاً بأول بما يضمن أن تبقى جديدة ونظيفة .

17-   تزويد الدوائر والشعب بأية وثيقة يحتاجونها من الملفات بما يضمن حسن سير العمل في الوحدة .

18-   القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها الديوان من مدير الوحدة .