المهام
والمسؤوليات :-
1- تسلم
البريد الوارد إلى الوحدة وفرزه تمهيداً لعرضه على مدير الوحدة .
2- توزيع
البريد على الدوائر بعد توقيعه من مدير الوحدة .
3- متابعة
تسجيل البريد الوارد والصادر في السجلات الخاصة بذلك .
4- تدقيق
البريد الصادر من حيث الطباعة والمرفقات قبل تسليمه إلى الجهات ذات العلاقة خارج
الوحدة .
5- تنظيم
الملفات وحفظ نسخ من الصادر والوارد حسب النظام المقرر .
6- إعداد
مسودات الكتب التي تتعلق بعمل الديوان وتدقيقها بعد الطباعة .
7- الإشراف
على أعمال الطباعة والسحب والتصوير والنظافة والصيانة الخاصة بالوحدة .
8- المشاركة
في إعداد بعض المطبوعات والنشرات الخاصة بالوحدة ومتابعة عملية إصدارها بشكلها
النهائي .
9- المشاركة
في إعداد مشروع موازنة الوحدة .
10- القيام
بأعمال أمانة السر لاجتماعات الوحدة وتسجيل وقائع الجلسات وصياغة المحاضر ومتابعة
تنفيذ القرارات .
11- إعداد نظام لحفظ الملفات الخاصة بكافة العاملين
في الجامعة من أعضاء هيئة تدريس وموظفين ومستخدمين بالإضافة إلى المبعوثين .
12- حفظ الوثائق الخاصة بالعاملين في الجامعة
والمبعوثين في الملفات الخاصة بها .
13- إدخال كافة الوثائق على جهاز الأرشفة لضمان حفظ
القيود والعودة لها عند الحاجة .
14- الإشراف على المكان المخصص لحفظ الملفات
والمحافظة عليه من العبث بما يضمن عدم فقدان أي ملف أو وثيقة .
15- وضع آلية لإخراج الملفات من مكانها وتسليمها
للدوائر في الوحدة ، واستلامها بعد الانتهاء من العمل عليها وإعادتها إلى مكانها
حسب الأصول.
16- تحديث الملفات أولاً بأول بما يضمن أن تبقى
جديدة ونظيفة .
17- تزويد الدوائر والشعب بأية وثيقة يحتاجونها من
الملفات بما يضمن حسن سير العمل في الوحدة .
18- القيام
بأية أعمال أخرى يكلف بها الديوان من مدير الوحدة .