​

تعليمات استخدام نظام الإجازات الآلي:​

المغادرات:

إدخال المغادرات:

1)

المغادرات الشخصية:

يمكن للموظف طلب المغادرة الشخصية من خلال صفحة (مغادراتي) بحيث:

1-

يجب أخذ موافقة الرئيس المباشر الشفوية قبل إدخال طلب المغادرة.

2-

يجب أن يكون وقت طلب المغادرة قبل موعدها.

3-

أن تكون المغادرة من مضاعفات النصف ساعة.

يتم إرسال بريد إلكتروني للرئيس المباشر عند كل طلب للمغادرة الشخصية.

2)

مغادرات العمل الرسمي:

لا يمكن للموظف طلب مغادرة عمل رسمي من خلال خدماته الشخصية وإنما يتم ادخال المغدرة الرسمية من خلال المسؤول المخول، وتعتبر المغادرة الرسمية معتمدة فور إدخالها ولا تحسم من استحقاقات الموظف.

3)

المغادرات الإدارية:

لا يمكن للموظف طلب المغادرة الإدارية (بدل عمل اضافي سابق) من خلال خدماته الشخصية وإنما يتم ذلك من خلال المسؤول المخول وتعتبر المغادرة معتمدة فور إدخالها.

الاعتماد الأولي للمغادرات:

يكون الاعتماد الأولي للمغادرات من قبل الرئيس المباشر للموظف أو من يملك صلاحية الاعتماد الأولي للمغادرات.

يتم إرسال بريد إلكتروني للمسؤول المخول عند الاعتماد الأولي لطلب المغادرة الشخصية لاستكمال اجراءات الاعتماد.

الاعتماد النهائي للمغادرات:

يكون الاعتماد النهائي للمغادرات من قبل المسؤول المخول أو من يملك صلاحية الاعتماد النهائي للمغادرات بحيث تمنح الصلاحية فقط لنائب العميد/ المدير.

يتم احتساب المغادرة من رصيد الإجازات السنوي للموظف بعد الاعتماد النهائي.

يتم إرسال بريد إلكتروني لإشعار طالب المغادرة عند الاعتماد النهائي.​

إلغاء المغادرات:

يتم إلغاء المغادرات من قبل المسؤول المخول للموظف أو من يملك صلاحية إلغاء المغادرات بحيث تمنح الصلاحية فقط لنائب العميد/ المدير.

يتم إلغاء المغادرات لسبب معين يتم تحديده في خانة الملاحظات لأغراض المتابعة في وحدة الموارد البشرية.

لا يتم احتساب المغادرة الملغاة من رصيد إجازات الموظف السنوي.

رفض المغادرات:

يتم رفض المغادرات من قبل المسؤول المخول أو من قبل الرئيس المباشر للموظف أو من يملك صلاحية الإلغاء للمغادرات.

يتم احتساب فترة المغادرة المرفوضة الناتجة عن نظام البصمة من رصيد الإجازات ويتم اعتبارها غياب دون إذن رسمي ويتم تبليغ الموظف بالرفض عن طريق البريد الالكتروني وتحفظ الحالة في الملف الشخصي للموظف.

الإجازات:

إدخال الإجازات:

1)

الإجازة السنوية:

يمكن للموظف طلب إجازة سنوية من خلال صفحة (إجازاتي) مع الالتزام بما يلي:

1-

أخذ موافقة الرئيس المباشر الشفوية قبل ادخال طلب الإجازة.

2-

أن يتم طلب الإجازة قبل موعدها بيوم واحد على الأقل.

يتم إرسال بريد إلكتروني للرئيس المباشر عند طلب الإجازة السنوية لاستكمال اجراءات الاعتماد أو الرفض. 

2)

المهمة الرسمية:

لا يمكن للموظف طلب المهمة الرسمية من خلال خدماته الشخصية وإنما يتم ذلك من خلال المسؤول المخول ، وتعتبر المهمة الرسمية معتمدة فور إدخالها.

3)الإجازات الإدارية:

لا يمكن للموظف طلب الإجازة الإدارية (بدل إداري) من خلال خدماته الشخصية وإنما يتم ذلك من خلال المسؤول المخول فقط، وتعتبر الإجازة الادارية معتمدة فور إدخالها.

الاعتماد الأولي للإجازات:

يكون الاعتماد الأولي للإجازات من قبل المدير المباشر للموظف (رئيس الشعبة أو مدير الدائرة)، أو من يملك صلاحية الاعتماد الأولي للإجازات وبحسب تلك الصلاحية.

يتم إرسال بريد إلكتروني المسؤول المخول عند الاعتماد الأولي لطلب الإجازة لاستكمال اجراءات الاعتماد أو الرفض.

الاعتماد النهائي للإجازات:

يكون الاعتماد النهائي للإجازات من قبل المسؤول المخول أو من يملك صلاحية الاعتماد النهائي للإجازات وبحسب تلك الصلاحية، بحيث تمنح الصلاحية فقط لنائب العميد/ المدير.​

يتم احتساب الإجازة من رصيد الإجازات السنوي للموظف بعد الاعتماد النهائي.

يتم إرسال بريد إلكتروني لإشعار طالب الإجازة عند الاعتماد النهائي لطلب الإجازة.

إلغاء الإجازات:

يتم إلغاء الإجازات من قبل المسؤول المخول أو من يملك صلاحية الإلغاء للإجازات وبحسب تلك الصلاحية، بحيث تمنح الصلاحية فقط لنائب العميد/ المدير.

يكون إلغاء الإجازات بسبب وجود سبب معين يتم إدخاله في خانة الملاحظات لأغراض المتابعة في وحدة الموارد البشرية.

لا يتم احتساب الإجازة من رصيد إجازات الموظف السنوي بعد إلغائها.

رفض الإجازات:

يتم رفض الإجازات من قبل المسؤول المخول أو من قبل الرئيس المباشر للموظف أو من يملك صلاحية رفض الإجازات وبحسب تلك الصلاحية.ويتم تبليغ الموظف بالرفض عن طريق البريد الالكتروني.

الدوام والبصمة:

يتيح نظام الإجازات الآلي إمكانية متابعة دوام الموظفين عن طريق مجموع من التقارير:

تقرير البصمة مفصل.

تقرير البصمة مختصر.

تقرير الإجازات والمغادرات.

تقرير أرصدة الموظفين.

تقرير المستثنين من البصمة.

بالإضافة لهذه التقارير يوجد هناك تقارير تُرسل عن طريق البريد الالكتروني المسؤول المخول أو للرئيس المباشر وهي:

1-

جدول دوام الموظفين عن اليوم السابق مع الإجازات.

2-

تقرير شهري بأسماء الموظفين الذين لهم أكثر من ثلاثة أيام تأخير عن موعد الحضور الصباحي خلال الشهر وترسل نسخة من هذا التقرير الى وحدة الموارد البشرية.

تعليمات عامة:

تعطى مهلة 8 ايام للمسؤول المعني لاتخاذ الاجراء بخصوص الاجازة أو المغادرة أو عدم وجود بصمة وبعدها يتم تطبيق الاجراءات اعلاه اتوماتيكياً ولا يمكن عكس اي اجراء اتوماتيكي الا بموافة الرئيس المستندة الى تبرير مقنع 

يقوم النظام بإبلاغ (العميد/ المدير) المعني ومدير وحدة الموارد البشرية عن كل حالة يتجاوز فيها مجموع الغياب 21 يوم خلال العام.